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三分鐘簡報術:脈絡式陳述穩住你的架構(四)

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向光
2020年10月23日

聽眾一直在花時間等你說「重點」,而你也認為自己正在做好這件事。穩住你的架構可以讓觀眾聚焦於你想說的重點。事實上,簡報並不是如何鉅細靡遺地將一本書搬上檯面,而是把很多本書去蕪存菁,留下最精要的內容給觀眾。

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人生漫漫長路,參加了不少簡報分享、講座、會議的你,是否曾有過這樣的失落呢?我們要知道,每一位台下的聽眾來到現場,即便免報名費,也都花了「時間」。對於聽眾而言,他們並非是耐心傾聽你的想法與經歷的「朋友」,也不是因為學校規定而被迫坐在臺下的學生。聽眾之所以會坐在這,是因為認定了這場活動會讓他有所收穫——他們一直在花時間等你說「重點」。

並不是你在台上緊張兮兮地等待觀眾有好的反應,事實上,是觀眾正在等你。 從你講出第一個字開始,你的觀眾,正在消磨著自己的耐心——等你。

10-09.png 觀眾是第一次聽這場演說,而他們也無法看透講者的腦袋瓜。既然如此,我們所認定的重點,要如何正確無誤地傳達給觀眾呢?

你需要明確的脈絡串起內容的「重點」。

現在開始,把內容的「重點」當作是很多道餐點,脈絡架構則是一組套餐,如何將一份份佳餚端上桌,便是身為大廚的你需要謹慎思考的。

10-10.png 列出菜單可以讓廚師更好掌握備料與出餐時間,同樣的,幫你的簡報內容列點,可以使你抓住報告的大架構,依據架構來將細項資訊放在適當的位置。

你需要注意的地方:

1.不要隨便給一盤大雜燴:

把所有想說的內容全部塞進來,就像把所有食材混在一起,反而失去了食材本身所具有的香氣。

2.是餐點而不是食材:

你所列出的是報告的大方向,而不是太細的內容。

3.不要只差一味:

各個菜色之間,如果只差在「有沒有撒一點胡椒」,不如就別分成兩道菜寫出來了!把類同者整併在一起,避免重複性太高,好像一直在說差不多的內容。

10-11.png 能夠設計為套餐的餐點,必須在口味、分量、品項……等方面有一定程度的搭配。從你想要講的簡報內容中篩選列點,可以讓架構連貫,避免成為內容太鬆散的「漫談」。

你需要注意的地方:

1.內容必須跟簡報標題相關。

2.區分觀眾可能已知的/未知的訊息:以未知為優先,以已知為提點。

10-12.png 餐點的上菜順序亦是一門學問,先上開胃菜喚醒顧客的味蕾,喝碗湯中場休息後,接著再上好消化的副菜,最讓人期待的主餐搭配蔬菜一起上,搭配起來更爽口……等等。而簡報架構的順序更是如此,前後順序的安排將影響觀眾對於內容的理解度。

你需要注意的地方:

1.難度由淺到深:一開始就吃主餐,就吃不下別的餐點啦!

2.分項的概念是否有層遞關係:如果沒有先說明A項,就沒辦法了解B項。

3.發展時間的先後順序。

10-15.png 光看餐點名稱,顧客是無法在點餐時準確了解這道菜是什麼。在菜單上加上餐點圖片或是一行小字來介紹,甚至是在玻璃櫃裡擺出食物模型,可以幫助顧客了解你的餐點。而列點的呈現方式,則會影響到觀眾對重點的敏感度。

列點的呈現方式:

1.聽:靠著你的口語表達能力,來讓觀眾掌握內容重點。

2.說:試著讓觀眾也開口說說話,進行提問來引發思考。

3.讀:無論是文字或是圖片,在簡報視覺的呈現上也會影響觀眾對重點的抓取。

4.寫:說到重點時,不妨提醒觀眾可以拿出紙筆寫下來。

※最需要特別注意的便是「視覺的呈現」!!

※警告:不要把內容逐字複貼在簡報上!只要放上關鍵字、專有名詞、大概念,剩下的用嘴巴好好說明!以列點的方式呈現細項!

10-17.png 不是只有書需要目錄,簡報同樣也需要。當你完成了簡報內容的架構後,不妨將架構化為目錄,當你秀完標題、講完開場白後,再多做一頁簡報來簡單介紹你的目錄,讓觀眾在一開始就迅速了解——自己將會學到什麼。

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作者:托特thoth

下篇預告:【學習資源】三分鐘簡報術:簡報呈現上的X大錯誤(五)

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